Wat is plannen en waarom kan het niet in Excel?

Plannen is weten wanneer een activiteit start en eindigt én vooral wat de situatie 2 weken later is. En om te weten wat de situatie 2 weken later is, zul je voortgang moeten ophalen. Dan kan je pas analyseren wat er gebeurd is met het project. Dat is de essentie van plannen en dat is waar het vaak mis gaat. En dat is ook de reden waarom je niet in Excel kan plannen, maar een tool nodig hebt waarbij je relaties kan leggen en doorrekenen.

Waarom eindigen projecten nooit op tijd?

Projecten gaan nooit zoals gepland, maar dat ligt niet alleen aan de onzekerheid die van nature in elk project zit. Er is een aantal factoren dat veel invloed heeft op de tijdsduur van een project, maar die vaak wordt vergeten. Eén daarvan is het inbouwen van een tijdsbuffer. Een ander de complexiteit van een planningsysteem. Het resultaat van alle factoren is, dat veel projectmanagers een project op intuïtie leiden wat duur is, niet productief en risicovol. Ik help elke projectmanager het maximale uit de planning te halen met minimale inspanningen van hem/haar.

Benieuwd of de factoren ook in jouw omgeving spelen? Bekijk ze hier.

Drie rapporten die waarde toevoegen aan iedere planning

Ik heb 3 rapporten ontwikkeld waarmee die factoren geëlimineerd worden. Ik ben gespecialiseerd in het maken en managen van planningen (waarbij ik uiteraard de 3 rapporten gebruik). Mocht u zelf de planning maken en updaten, dan kunnen de rapporten ook los aangeschaft worden.

Een leesbare planning waarmee 50% tijd op de progress wordt bespaard (ProjectView)

Veel mensen hebben moeite om een planning te lezen. Dat merkt je ook bij de voortgang - taken die nu lopen worden gefilterd, waardoor het teamlid geen volledig overzicht van het project heeft. Of men ziet de volledige planning, maar dan is het zoeken naar de taken die nu van belang zijn. Met ProjectView zijn de taken die belangrijk zijn voor de progress rood (verwacht actual) of blauw (start/finish binnen een maand).

Een GANTT-chart om de planning te presenteren (GanttPresent)

GanttPresent is een tool om de MSProject weer te geven in een mooie GANTT. Dit is namelijk niet mogelijk in MSProject.

Een analyse na de planning update (ProjecTrack)

Elke planning moet regelmatig geüpdatet worden. ProjecTrack vergelijkt de planning van vóór en ná de update op tal van onderdelen:

• Activiteiten die gestart of gefinisht hadden moeten zijn
• Activiteiten met deadline die verschoven zijn
• Toegevoegde activiteiten
• Verwijderde activiteiten
• Hernoemde activiteiten
• Verschoven activiteiten
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
•